专家认为，HR会成为极为成功企业的法宝。那些有效运用技术的公司，特别是HR软件的公司，将会比那些不用的公司获取巨大的竞争优势。
根据德勤公司和Lawson软件公司实施的“人力资源与技术调查”结果，仅
有37%的人力资源经理相信他们的组织正在利用HRM进行创新。只有21%的HR经理说他们的企业使用了目前市场上最先进的HR技术; 19%的HR经理透露，他们的公司需要由信息系统来向业务规划提供人力资源方面的信息和报告。
“很多公司的人力资源经理知道他们没有跟得上技术的步伐，但他们不能确定如何才能实现。”Lawson软件公司的HRMS（人力资源管理系统）总监Ron Hanscome先生说。
情况很不乐观。但是一个企业如何开始规划HRMS的蓝图呢？技术是如何使HR感到迷惑不解呢？如何使人力资源工作自动化起来，以便消灭或减少一些工作，从而有可能使HR成为战略伙伴呢？
“它需要有远景目标，更需要有规划。技术为HR带来了美好的未来，但只有它被很好地理解和很有效地利用时才能实现。”Hanscome先生说。
HR与信息技术不可分
管理人力资源从来就没有轻松过。在大多数的公司中，一系列繁杂的事情等着HR经理去处理: 招聘、人事调配、员工评估、薪资计算、薪酬与福利、考勤与时间管理、培训、职业安全等。在过去的20年里，技术给HR以前所未有的机会来处理大量单调、繁杂的行政性工作。但与此同时，计算机也给人力资源管理带来了复杂性，因为它需要有更多的专家进入到这个领域，也需要HR人员有更多的技术知识和经验。
“如今，人力资源与技术不可分割了”，Gartner公司管理软件策略部门的调研总监Jenni Lehman小姐说，“利用系统和软件进行工作和处理问题是非常重要的。而HR正成为高绩效、高成长组织的关键因素，并且这种趋势也正在加强。”
但要搞清楚当今的HR软件市场可不是件容易的事，就是那些已经有了HRMS部门的企业在处理HR技术、决定使用何种核心的系统、如何改善系统等问题时，也充满着风险和不确定性。
最初的基本系统构架
在过去的20年里，HR软件市场在不断地进化和发生着改变。起初，HRMS是一个用来处理HR数据的单机版或者说一个独立的软件包。这些公司和产品，到如今还保留下来的有Ultimate Software、Cyborg、Spectrum、Meta4等。而今，PeopleSoft、 SAP、Bann、Oracle和Lawson也提供了与其他部门比如财务、销售、市场、运营等相互集成HR数据的产品，不仅如此，它们还提供了能够处理HRMS完整职能的可“分离”产品。
Lehman小姐说，ERP和成长性最好的零售商之间最关键的区别不在于功能上根本对立的比较。“事实上，除了极少的例外，它们之间在性能和特征上差别极小。它们的目的都在于达成战略性HR决策。”Lehman小姐认为,不考虑HR部门所承担的任务，对于一系列专门为诸如招聘管理、员工管理、绩效管理等领域而设计的特殊产品加以特别关注是很有必要的。
尽管近年来ERP的应用引起了极大的反响，但由于中间件技术的不断发展，相对于ERP软件包来说，更低的价格使得专注的HRMS供应商们大赚一笔。很明显，不是每个组织都需要SAP或PepleSoft公司功能强大的软件。并且，少数专注的HRMS提供者开始迈出超出主流的一步，提供一些一般HRMS应用软件不具有的高级功能。
一个理想的例子是Meta4,一家位于西班牙马德里的公司，从1991年起在欧洲销售其产品，并在最近进入美国市场。最先销售处理常规HR需要的软件――包括职员记录、能力、所受教育及培训记录、薪酬与福利记录――但Meta4的最新修订本，加以配音的Meta4Mind3.0，现在提供了最前沿的知识管理工具。“只有管理知识，你才能管理人，”公司主席Juan Moran先生说。
Meta4的方法是将静态的知识转化为清楚的、动态的知识，并把这些知识记录在一个文件数据库中，用于组织中最需要的地方。比如，一家公司发布一个新产品时可能用到以前的文件和上次发布新产品时的专门技术。通过找出具有这些技术的人员或技术知识，就可能组成一个专家小组或安排合适的人员参与这一策略联盟。这样就可以节省公司的人力财力。
不管采用哪家公司的何种方法，关键在于保证核心的HR软件能很容易地使用，并提供较大的使用范围。
当C/S（客户/服务器）架构仍是许多公司要考虑的主要方面时，通过企业内部网络、外部网络、国际互联网等运用网络的能力是极为重要的。技术可以提供简单的接入Web方法，更适宜的是通过目标指向的以规则为基础的性能――并且容易地连接到第三方应用软件。超越核心HRMS的风险
当然，没有任何一个软件包可以满足一个组织的所有需要。很多情况下，需要采取超出核心HRMS的方法，运用专门为特殊商业项目设计的特殊应用软件。应用软件可以包含一切，
从任职资格管理软件到招聘系统、从继任管理和组织表格系统到EAP（员工援助计划）应用软件。如今，几乎没有地方不被技术所涉及。
Gartner 集团的 Lehman小姐把HRMS的用户分为A、B、C三类公司。A类由早期采用者组成，它们把这些产品视为一种竞争优势。“它们想要改进技术的缺点或者某些可能存在的功能性限制，因为它们需要这些软件运行更加良好。”B类公司会等到销售商解决了难题，产品测试良好之后再采用。C类公司由那些永远采取一种“等等看”的态度的迟钝者所组成。通常，A类公司（偶尔是B类公司）从第三方应用软件中得到好处。“它们想要那些没被新的HRMS包括进去的功能，它们更喜欢软件所具有的特殊功能。”Lehman小姐说。
例如，两年前，位于北卡莱罗纳州的夏洛特Belk办公用品商店公司的员工发展部经理Don Harris先生，发现他必须推进招聘和员工发展的效率，那时，员工评估的所有过程都在纸上完成，使得很难随时间推进来记录某个员工的进步和教育培训经历。IS部门有200名员工，并且每年有23%的惊人离职率，Don Harris先生知道如果没有更复杂的数据库，这家在13个州260个社区经营商店的公司将会陷于困境之中。
因此，Harris先生采用了Skillview Technologies公司的软件，现在公司的员工评估结果储存在电脑里，经理可以随时查看员工的最新评估结果。他们也可以把数据合计到各类报告、报表和图表中以发现组织层面上的技能缺口。并且，Belk的员工还能查看他们可能的职业生涯路线，更好地明白要想在公司得到晋升需要学习和掌握哪些技能、接受何种培训。
同时，伴随其他方面的改变，Belk公司的离职率也降到每年10%多一点。“我们能更好地安排培训班的规模，使我们的培训预算更加有效，”Harris先生说，“现在我们对公司中正发生什么有精确的了解。”事实上，经理们能从数据库中找到200多种不同的技能，涉及到不同技能的评价，并在部门基础上改变其标准。
这个系统在一年内要支付不到2.5万美元的投资。
使HR管理自动运行
专家相信最有前途的应用软件是那些能提供高水平的经理和员工自助服务以及顺畅的工作流程管理的软件。最有代表性的是那些包括了时间和出勤管理、招聘、资格管理、工资和绩效评价以及与智能商务系统和决策支持系统相连的特别报告管理的应用软件。后者运用数据仓库技术，利用专门的挖掘和查询工具以便从现有数据库中发现未来的发展趋势。
自从国际互联网和企业内部网络的出现，招聘就成为HR软件中最热的领域之一。Forrester Research公司在报告中说1997年雇主们花费了4800万美元用于网上招聘，1998年这一数字达到1.25亿美元。
诸如Restrac及Resumix公司这些曾经使得职业HR经理人更加有效地管理成堆的简历的老牌公司，已经开发出像HotJobs及CareerBuilder这样的产品而加入到这一潮流中来。今天，已经可以通过不同的途径来获取简历――国际互联网、邮件、传真和电子邮件――并把这些简历存入到数据库中。然后，当有职位空缺时，HR能够在数据库中以一定的标准找出合乎要求的求职者。
但是并非所有的行为全在网上进行。HR系统不可能将一部分工作搬到网上进行，但这些功能能够推进绩效，同时增加了书面工作。Jan Coulter小姐, 美国查尔斯顿县公园和娱乐代办公司的HR专家了解所有此类功能。这家在遍布美国8个地区的公园和海滩拥有130名全职员工和500名兼职员工的公司，管理考勤卡和向工资表输入数据的工作是极其花费时间和浪费纸张的任务。通常需要3名员工花3天时间来处理这些数据。
这种状况不会再出现了。由于采用了Kronos公司的考勤软件，处理这一工作的部门把处理时间减少到三四个小时。计时服务器系统通过Windows NT和一个SQL服务器提供一个中央数据收集系统。员工们上下班时通过一个植入磁条的身份卡在计时钟上刷卡。数据通过专门的终端被传送到一个中央服务器，然后再送到Ceridian公司进行工资表处理。任何时候，监督者都可以在他们的个人电脑上编辑和更新信息。“这是一简单的解决方法，但却带来极大的好处，”Coulter小姐解释说，并且通过功能强大的报告和分析工具，她能更好地管理职员能力水平和加班工资。
关注组合策略和ROI
建立一个更为有效的HR部门意味着必须组织一组适当的软件解决方案，Lehman小姐说。尽管从市场上那些能够节省成本、提高生产率的软件都获取好处是不可能的，但取得那些能为组织提供最好的帮助的软件是很关键的。这意味着要压缩投资数量，计算投资收益率（ROI），她建议说。
“太多的HR部门相信技术会带来进步的直觉和常识，”Lehman小姐说，“最低限度是如果HR不卷入理解技术的效力，那么公司的其他人会来衡量它的。然后那些人――或者那些部门――会代替HR部门要求做出这样的决定。”
最后，她认为到2002年，HR会是那些极为成功企业的法宝。可是，Gartner Group公司所做的调查显示只有25%的公司将会通过HR来获取竞争优势。“那些有效运用技术的公司，特别是HR软件的公司，将会比那些不用的公司获取巨大的竞争优势。我们正走向分裂为‘采用技术’和‘不采用技术’的社会。”
